Uso del expediente judicial electrónico para profesionales del derecho
Liz Ocampo Acosta, Pablo Portillo Verón
Universidad del Norte
Resumen
Este artículo es un análisis del uso del expediente judicial electrónico como herramienta de trabajo en los procesos judiciales para profesionales del derecho, en cuanto a la búsqueda del beneficio de las herramientas tecnológicas en la sustanciación de procesos judiciales, buscando la erradicación del formato papel a formato electrónico digital.
Palabras claves: expediente judicial electrónico, herramienta de trabajo en los procesos judiciales, inmediatez a través de sistemas informáticos.
Introducción
Las nuevas tecnologías innovan a la sociedad, y por sobre todo, estos progresos tienen la particularidad de querer conquistar el campo del derecho.
Acelerar los procesos por la inmediatez a través de los sistemas informáticos, es de fácil acceso y bajo costo, hace, que este sistema tecnológico seduzca a todas las instituciones públicas para su buen funcionamiento y fortalecimiento. El acceso a la información debe volverse tan cotidiano que su utilización debe ser llevada a cabo por toda la población paraguaya.
Las herramientas disponibles del sistema informático nos abren puertas de interacción, comunicación y aprendizaje en todos los ámbitos en el mundo. La aplicación de la tecnología en informática y comunicación se ven aplicadas en mayor grado en ciertos campos. El espacio informático también necesita una ciber-justicia, se visualiza la incompatibilidad del universo de la tecnología de la información con la economía del país, y la justicia ordinaria lenta, rebosada e ineficaz en distintas causas o circunstancias, en esta ocasión la institución que busca mejorar sus logros con los avances tecnológicos es el poder judicial a través de su programa Expediente Judicial Electrónico en pos de facilitar y descongestionar la morosidad judicial.
Abrir áreas genera una gran expectación en la ciudadanía.
El expediente judicial electrónico
Se entiende por expediente judicial electrónico la serie ordenada de documentos públicos y privados, emitidos, transmitidos y registrados por vía informática para la emisión de una resolución judicial o administrativa, esta se equipara a un expediente en formato papel y contiene toda la documentación generada por el despacho judicial, presentadas por las partes en la gestión del expediente, la que se encuentra ordenada cronológicamente, y asegurada por mecanismos de seguridad que hacen a las características determinadas por el art 1 de la Ley No 4610/12.
En la ley 4610/12 en su Art. 37, define lo que es el expediente electrónico y cita las reglas a ser utilizadas desde el numeral 1 al numeral 17.
En la tramitación de los expedientes administrativos o judiciales, podrá utilizarse el mecanismo electrónico, la firma digital y la notificación electrónica en forma parcial o total y tendrán la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.
Podrán utilizarse expedientes electrónicos total o parcialmente, de acuerdo con las siguientes reglas:
1. El expediente electrónico tendrá la misma validez jurídica y probatoria que el expediente tradicional.
2. La documentación emergente de la transmisión a distancia, por medios electrónicos, entre dependencias oficiales, constituirá de por si, documentación autentica y hará plena fe a todos sus efectos en cuanto a la existencia del original transmitido.
3. La sustanciación de actuaciones en la administración pública, así como los actos administrativos que se dicten en las mismas podrán realizarse por medios informáticos.
Cuando dichos tramites o actos, revestidos de carácter oficial, hayan sido redactados o extendidos por funcionarios competentes, según las formas requeridas, dentro del límite de sus atribuciones, y que aseguren su inalterabilidad por medio de la firma digital reconocida en la presente ley, tendrán el mismo valor probatorio y jurídico que se le asigna cuando son realizados por escrito en papel.
4. Cuando la sustanciación de las actuaciones administrativas se realice por medios informáticos, las firmas autógrafas que la misma requiera podrán ser sustituidas por firmas digitales.
5. Todas las normas sobre procedimiento administrativo serán de aplicación a los expedientes tramitados de forma electrónica, en la medida en que no sean incompatibles con la naturaleza del medio empleado. En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos se tendrán por no recibidas.
6. Toda petición o recurso administrativo que presente ante la administración, podrá realizarse por medio de documentos electrónicos. A tales efectos, los mismos deberán ajustarse a los formatos o parámetros técnicos establecidos por la autoridad normativa. En caso de incumplimiento de dichas especificaciones, tales documentos se tendrán por no recibidas.
7. Toda vez que se presente un documento mediante transferencia electrónica, la administración deberá expedir una constancia de su recepción. La constancia o acuse de recibo de un documento electrónico será pruebe suficiente de su presentación. Su contenido será la fecha, lugar y firma digital del receptor.
8. La administración admitirá la presentación de documentos registrados en papel para su utilización en un expediente electrónico. En tales casos, podrá optar entre la digitalización de dichos documentos para su incorporación al expediente electrónico, o la formación de una pieza separada, o una combinación de ambas, fijando como meta deseable la digitalización total de los documentos.
En caso de proceder a la digitalización del documento registrado en papel, se certificara la copia mediante la firma digital del funcionario encargado del proceso, así como la fecha y lugar de recepción.
9. Autorizar la reproducción y almacenamiento por medios informatices de los expedientes y demás documentos registrados sobre papel, que fueran fruto de la aplicación de la presente ley.
10. Podrán reproducirse sobre papel los expedientes electrónicos cuando sea del caso de sustanciación por ese medio, ya sea dentro o fuera de la repartición administrativa de que se trata, o para proceder a su archivo sobre papel. El funcionario responsable de dicha reproducción certificara su autenticidad.
11. Tratándose de expedientes totalmente digitalizados, el expediente original en papel deberá radicarse en un archivo centralizado. En caso de la tramitación de un expediente parcialmente digitalizado, la pieza separada que contenga los documentos registrados en papel, se radicara en un archivo a determinar por la repartición respectiva. En ambos casos, el lugar dispuesto propenderá a facilitar la consulta, sin obstaculizar el trámite del expediente.
12. Los plazos para la sustanciación de los expedientes electrónicos, se computaran a partir del día siguiente de su recepción afectiva por el funcionario designado.
Se entiende por “recepción efectiva” la fecha de ingreso del documento al subsistema de información al cual tiene acceso el funcionario designado a tales efectos.
13. Los sistemas de información de expediente electrónico deberán prever y controlar las demoras en cada etapa de trámite. A su vez, deberán permitir al superior jerarquice modificar el trámite para sortear los obstáculos detectados, minimizando demoras.
14. los órganos administrativos que utilicen expedientes electrónicos, adoptaran procedimientos y tecnologías de respaldo o duplicación a fin de asegurar su inalterabilidad y seguridad, según los estándares técnicos establecidos por la autoridad normativa.
15. Los documentos que hayan sido digitalizados en su totalidad, a través de los medios técnicos incluidos en el artículo anterior. Se conservaran de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley. Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco, no podrán ser destruidos; por lo que luego de almacenados serán enviados para su guarda a la repartición publica que corresponda, en aplicación de las normas vigentes sobre conservación del patrimonio histórico y cultural del Estado.
16. La divulgación de la clave o contraseña personal de cualquier funcionario autorizado a documentar su actuación
17. Cuando los documentos electrónicos que a continuación se detallan, sean registrados electrónicamente deberán identificarse mediante la firma digital de su autor.
a) Los recursos administrativos, así como toda petición que se formule a la administración.
b) Los actos administrativos definitivos
c) Los actos administrativos de certificación o destinados a hacer fe pública.
d) Los dictámenes o asesoramientos previos a una resolución definitiva; y,
e) Las resoluciones judiciales.
La primera aparición del expediente judicial electrónico data a partir del 10 de octubre del 2016, según el Plan Estratégico Institucional de la Corte Suprema de Justicia como Plan Piloto del Expediente Judicial Electrónico.
Esta implementación responde a la necesidad de innovar a efecto de mejorar la gestión, facilitar el acceso a la información pública, además de darle un seguimiento a los trámites de forma segura; con la reducción de costos administrativos, favoreciendo a la transparencia y reduciendo el impacto negativo en la ecología reduciendo el uso del material impreso.
Entonces, el uso de los expedientes electrónicos aparece como una revolución en el mundo jurídico tratando de dejar atrás la presentación del formato papel de los expedientes.
A partir de esta implementación se augura un gran avance en la administración de la justicia en forma rápida, eficaz y transparente en los trámites del proceso judicial.
Trámite
Es importante destacar que todos los documentos presentados por medio del expediente judicial electrónico causan los mismos efectos que la ley otorga a los documentos de formato papel, su validación, verificación, fecha, hora y la autenticidad de los mismos deberán ser recepcionados y verificados en la secretaria de cada juzgado competente. Los medios de comunicación para las partes serán electrónicos, las providencias, las notificaciones, citaciones, requerimientos de documentaciones y cualquier información que fuere necesario para la prosecución del proceso se realizaran mediante la bandeja de entrada del expediente, correos electrónicos e incluso en el número de celular registrado en la secretaria general de la C.S.J. todo avance de la sustanciación generado en el proceso podrán ser monitoreado por las partes a través de sus representantes legales debidamente habilitadas en el turno y secretaria correspondiente al juicio.
Por su parte los funcionarios judiciales y magistrados dentro de sus respectivas funciones se encargaran del almacenamiento de datos, sea resoluciones, fallos y cualquier documento que son presentados o requeridos dentro del juicio por las partes, así la búsqueda de informaciones se muestra con mayor rapidez y eficiencia, tratando de satisfacer las necesidades de los profesionales del derecho.
Cuál es el objetivo de la CJS con esta implementación
Transparentar los procesos a través de la plataforma digital y así lograr combatir las viejas malas prácticas que colaboran a entorpecer y producen la mora judicial, y el mayor desafío es que para el 2020 todas las cabeceras de las distintas circunscripciones del país cuenten con el total servicio del expediente judicial electrónico y la ley 4610/12 es la que le da validez jurídica a la firma electrónica, la firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico. Otros de los objetivos es la reducción del uso de los espacios físicos con el amontonamiento de papeles, los extravíos de expedientes, su recuperación o reposición, y una duplicación es incomoda y requiere un costo.
La aplicación de este trámite judicial pretende mejorar y facilitar el acceso a la justicia y de esta manera forma parte de los compromisos de la C.S.J en su contribución en el impacto sobre la preservación del medio ambiente, con un importante ahorro en el uso de recursos de impresión, disminuyendo de esta manera los costos de la litigación para todas partes involucradas en el proceso, permitiendo ahorrar tiempo al no tener que trasladarse a la sede judicial para cada tramite, esto permite el aumento de estándares de seguridad, transparencia y disponibilidad de los expedientes, ya que el expediente judicial electrónico puede ser accedido desde cualquier parte y en todo momento, sin el riesgo de daños en el expediente. Es más, con solo la escritura no se aporta a la democratización de la justicia y del derecho por no reconocer el ejercicio de los derechos y garantías fundamentales de las partes sometidas al sistema de administración de justicia y por imposibilitar la realización de un principio fundamental que es la inmediatez en un proceso.
En la actualidad se presentan varios inconvenientes en el uso de este sistema para los profesionales abogados
Según registros de mesa de entrada jurisdiccional en el mes de julio del corriente al menos 780 abogados matriculados de Ciudad del Este han solicitado asistencia para el registro (carga de datos del expediente en el sistema informático del poder judicial) para el sorteo correspondiente de sus causas, proceso básico que debe conocer y puede realizar desde su lugar de trabajo o en cualquier lugar en donde tenga acceso a la página web de la C.S.J, ya que esta solo consiste en cargar todos los datos concernientes a las partes del proceso, situación tal que los profesionales no logran habituarse con el sistema informático, quejándose de que les resulta complicado el manejo de la tecnología.
Es decir que no manejan las herramientas técnicas, menos programas informáticos es más, al solicitar el correo electrónico a los profesionales, se ven sorprendidos porque no cuentan o nunca se han registrado en una de ellas, requisito principal para acceder al registro.
Tal situación conlleva una serie de problemas y hasta frustraciones del profesional que ve al sistema informático como un obstáculo, ya que desde el inicio de la presentación de su expediente encuentra dificultades y debe sobrellevar el curso del proceso muchas veces en forma negligente atendiendo a que todo lo solicitado y resuelto se va registrando en el sistema informático, como ser los proveídos, las notificaciones, oficios, etc.
Se plantea como dilema la implementación del expediente electrónico en el pensamiento y actuar de los profesionales, porque se refleja la falta de actualización y preparación en términos de tecnología e informática, en especial aquellos profesionales con más trayectoria, que deben contratar personal para ese efecto, y eso acarrea más gastos económicos que finalmente no resuelven el problema central del dilema.
Tal es el caso que una posible solución sería la implementación como materia especifica en la malla curricular de la carrera de ciencias jurídicas la enseñanza del uso del expediente electrónico paso por paso a los alumnos del último año de la carrera como materia practica en donde podrán adiestrarse al uso de las tic en materia judicial.
Pero cómo hacer que esta innovadora implementación tecnológica dentro del área jurídica tenga eficacia y logre su objetivo
Sin lugar a dudas ofrecer un margen de seguridad razonable, procedente para beneficio de la presunción de autenticidad, legitimidad y veracidad de todo instrumento público, que se tendrá por auténtico hasta que se invoque y compruebe su falsedad o adulteración. Otro aspecto no menos importante es que el expediente judicial debe ser eficaz en su implementación y ahondar en la factibilidad técnica y jurídica del sistema.
Que las herramientas tecnológicas, la plataforma judicial sea idónea para el efecto y en la medida del procedimiento electrónico, de modo que sea una vía fácil, óptima que desbloquee el miedo a su utilización y traiga aparejada la similitud del procedimiento tradicional.
La factibilidad jurídica se refiere a la normativa legal que posibilita su inserción mediante la Ley No 4610/12 en donde la Corte Suprema de Justicia reconoce la validez y eficacia del uso del expediente electrónico, la confiabilidad en el sistema debe ser la política de transparencia institucional.
En conclusión
El objetivo planteado mediante esta innovadora implementación tecnológica busca una comunicación democrática, que llegue información necesaria para el profesional de derecho en el tratamiento de su expediente de una manera eficaz, económica y rápida, ya que las gestiones de un proceso van más allá de un despacho o de una institución, debe estar en concordancia con la modernización aplicando el nivel de tecnología que se requiera, y en especial cumplir con el principio del debido proceso, transparentando la gestión a todas partes.
Si bien el paso de un modelo a otro, no soluciona todos los inconvenientes de la administración de justicia, crea condiciones prosperas para un mejor desenvolvimiento, Puesta a la luz todo el proceso, esta revelara para mal o para bien el servicio, tanto de la administración como de los abogados y partes.
Una mayor transparencia, mejores fallos ya sean para corregir las debilidades del sistema planteado o para mejorar los focos positivos, serán los logros obtenidos si los profesionales se forman y aceptan los cambios de la actualidad, concatenados con la predisposición y constante capacitación de los mismos, y de esa forma se lograra excelentes resultados tanto para el sistema judicial y por ende para los usuarios finales que forman parte del proceso.
Reconocimientos
Este artículo fue presentado para la Convocatoria 2019 del Programa de Iniciación Científica e Incentivo a la Investigación (PRICILA) de la Universidad del Norte. PRICILA es gestionado por la Dirección de Investigación y Vinculación con el Entorno, con fondos proveídos por el Banco GNB en proceso de fusión y el Rectorado de la Universidad del Norte.
Referencias bibliográficas
• Ley No 4610/12
• Ley N° 4.017/10
• Ley N° 4.610/12
• Decreto N° 7.369/11
• Acordada N° 1.107/16
• Acordada N° 1.144 de fecha 27 de diciembre de 2016
• Acordada N° 1.108/16, que aprobó el Protocolo de Tramitación Electrónica
• Acordada N° 1.128/16
• Base de datos de mesa de entrada Circunscripción Judicial de Alto Paraná